Dobra organizacja czasu pomaga szybciej realizować swoje cele i poszczególne zadania każdego dnia. Dokładnie wiemy, co mamy robić i nie musimy się zastanawiać nad tym, co wykonać w następnej kolejności. Pomocne w planowaniu są kalendarze zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Planowanie ma bardzo wiele zalet i dlatego, jeśli komuś zależy na właściwym zarządzaniu czasem, warto wprowadzić je do swojego codziennego życia.
W jakim celu planować każdy miesiąc, tydzień i dzień?
Odpowiednie zarządzanie czasem pomaga przede wszystkim efektywnie wykorzystać każdą chwilę, motywować się z każdego wykonywanego zadania i nie pozwala o czymkolwiek zapomnieć. Planowanie jest idealnym rozwiązaniem dla osób, które mają wiele obowiązków na swojej głowie. Przydaje się zarówno w życiu codziennym, gdy musimy opłacić rachunki w terminie, spotkać się ze znajomymi czy wybrać się na zaplanowaną wizytę u lekarza, ale także w życiu biznesowym, aby realizować wszystkie postanowione sobie cele, jak i znacznie szybciej wykonywać prace.
Warto przede wszystkim sporządzić listę rzeczy do zrobienia na każdy dzień i wykreślać wszystkie zadania, które zostaną zrealizowane. Taka lista działa niezwykle motywująco i sprawia, że jesteśmy znacznie bardziej produktywni w tym, co robimy.
System planowania krok po kroku
1. Należy ustalić, gdzie będziemy planować.
Podstawowym narzędziem jest kalendarz, planer lub organizer. W tym przypadku nie ma znaczenia to czy będzie w formie papierowej, czy też internetowej. Warto jednak korzystać z obu rozwiązań, ponieważ na notes biznesowy może nam się rozlać kawa i stracimy wszystkie zapisane treści. Wtedy też będziemy mogli skorzystać się z wersji online i szybko wrócić do zadań, które mamy do zrealizowania. Swoją drogą większość biznesmenów, managerów czy dyrektorów, a także innych osób, które realizują w ekspresowym tempie swoje zadania i osiągają bardzo duże sukcesy, mają swoje notesy w wersji papierowej, gdzie każdego dnia zapisują to, co mają do zrobienia, ale również jest to księga pomysłów, które można będzie wykorzystać w przyszłości.
2. Kiedy najlepiej planować?
Najlepszym rozwiązaniem okazuje się planowanie całego tygodnia. Rozpiskę ze wszystkimi najważniejszymi zadaniami warto wykonać już w niedzielę wieczorem, aby w poniedziałek dokładnie wiedzieć, co trzeba robić. Natomiast każdego dnia wieczorem dokładnie sprawdzamy, co udało nam się zrealizować i wyznaczamy sobie zadania na kolejny dzień, ponieważ w wielu przypadkach z nieoczekiwanych powodów takich jak na przykład choroba, niespodziewany wyjazd lub inny przypadek losowy może nam pokrzyżować plany i wtedy trzeba cześć obowiązków przenieść na kolejny dzień.
3. Jak dobrze wszystko zaplanować?
Warto wykorzystać planer w wersji kalendarzowej, ponieważ w ten sposób dokładnie zapiszemy sobie wszystkie sprawy domowe, jak i biznesowe wraz z konkretnymi godzinami. Zarządzanie zadaniami stanie się wtedy łatwiejsze, gdyż będziemy mogli wyznaczyć bloki czasowe na realizację konkretnej pracy. Sprawdza się to nie tylko do wykonywania codziennych rzeczy, ale również planowania odpoczynku po każdym dniu.
